Document legal

Acord privind prelucrarea datelor (GDPR)

Ultima actualizare: 11 octombrie 2026

Dacă sunteți clientul unei firme instalatoare și actele dvs. apar într-un dosar întocmit prin RacordFlow, operatorul datelor dvs. este firma cu care ați contractat instalarea: ei îi adresați cererile privind datele personale, iar noi o sprijinim să le îndeplinească. Detalii în Politica de confidențialitate.

Mai jos este acordul pe care firmele instalatoare îl acceptă în aplicație pentru datele prelucrate în numele lor.

1. Părți și obiect

SELERIUM LABS S.R.L., CUI 50477392, nr. Registrul Comerțului J2024018255003, [email protected], 0741940313, denumită „Împuternicitul”, și firma clientă identificată în cont și în dovada acceptării, denumită „Operatorul”, convin următoarele pentru datele prelucrate în numele Operatorului, potrivit art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Prelucrarea servește pregătirii dosarelor de prosumator și ale instalațiilor de utilizare: încărcare, organizare, stocare, citire automată a actelor, răspunsuri la întrebările utilizatorilor despre folosirea aplicației (asistentul de utilizare), generare de documente, verificare, semnare, transmitere la instrucțiunea Operatorului, export și ștergere. Durata este cea a contractului, plus operațiunile de returnare și eliminare de la secțiunea 6.

Prelucrările proprii ale Împuternicitului pentru administrarea relației comerciale, facturare și securitate sunt descrise în Politica de confidențialitate; acolo Împuternicitul este operator.

2. Date și persoane

Persoanele vizate sunt clienții finali ai Operatorului, reprezentanții acestora, inginerii și alte persoane care participă la întocmirea sau semnarea actelor. Datele includ identitatea, datele de contact, CNP-ul și datele actului de identitate când documentele le cer, domiciliul și locul de consum, IBAN-ul, codul POD, acte de proprietate sau mandat, facturi de energie, date tehnice, autorizări profesionale, imagini de semnătură, documentele generate și urmele semnării.

Operatorul stabilește scopul, temeiul și necesitatea datelor, informează persoanele vizate și se asigură că are dreptul să încarce și să folosească actele și semnăturile. Prelucrarea CNP-ului respectă și Legea 190/2018. Operatorul nu încarcă date fără legătură cu lucrarea.

Asistentul de utilizare nu primește automat datele din dosare. Odată cu întrebarea pleacă doar pagina sau secțiunea deschisă, starea pașilor, numărul problemelor pe secțiuni și texte fixe de ajutor. Textul scris de utilizator în întrebare pleacă așa cum este scris, de aceea utilizatorii Operatorului nu scriu în întrebări date personale ale clienților; acestea se completează în formulare. Pentru statistici, Împuternicitul păstrează doar tema fiecărei întrebări, aleasă dintr-o listă fixă, cu firma, dosarul (la întrebările puse dintr-un dosar) și momentul, fără textul ei și fără utilizator; tema nu conține date personale ale clienților.

3. Instrucțiuni și personal

Instrucțiunile Operatorului rezultă din contract, din folosirea funcțiilor aplicației și din solicitările documentate ale reprezentanților lui. Împuternicitul nu folosește datele din dosare pentru marketing propriu și nu le folosește pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială. Împuternicitul informează Operatorul dacă consideră că o instrucțiune încalcă legea. Persoanele autorizate să prelucreze datele au acces potrivit atribuțiilor și obligații de confidențialitate. Personalul Împuternicitului deschide fișierele Operatorului numai pentru suport; fiecare deschidere se consemnează, cu persoana, momentul și scopul.

4. Subîmputerniciți și transferuri

Operatorul autorizează subîmputerniciții din Anexa B. Împuternicitul le impune obligații de protecție a datelor echivalente celor din acest acord și răspunde față de Operator pentru îndeplinirea lor. Adăugarea sau înlocuirea unui subîmputernicit se anunță cu cel puțin 30 de zile înainte; Operatorul poate obiecta motivat, iar dacă nu se găsește o soluție, poate înceta contractul.

Transferurile de date în afara Spațiului Economic European se fac numai pe baza unui mecanism prevăzut de GDPR, de regulă clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene incluse în acordurile furnizorilor.

5. Asistență și incidente

Împuternicitul transmite Operatorului, fără întârziere, solicitările persoanelor vizate privind datele Operatorului și îl sprijină să le răspundă. Îl sprijină, în limita informațiilor pe care le deține, și la evaluarea riscurilor, la evaluările de impact și în relația cu autoritatea de supraveghere.

Un incident de securitate care afectează aceste date se comunică Operatorului fără întârziere nejustificată după ce Împuternicitul află de el, cu informațiile disponibile despre natura lui, persoanele și datele afectate, consecințele probabile, măsurile luate și persoana de contact, completate pe măsură ce se află.

6. Returnare și eliminare

După încetarea contractului, Operatorul are 30 de zile pentru a-și descărca datele; exportul complet (datele în format JSONL și fișierele, cu inventar) se furnizează la cerere. Apoi datele se elimină din sistemele active în cel mult 30 de zile, iar copiile de siguranță expiră în cel mult 90 de zile de la crearea lor. Datele pe care legea obligă la păstrare se delimitează, iar accesul la ele se restrânge.

În timpul contractului, aplicația șterge automat, zilnic: actele scoase dintr-un dosar, după 30 de zile; fișierele încărcate și nefolosite în niciun dosar, după 7 zile; citirile automate nereușite, înlocuite de una nouă, după 7 zile. Un dosar șters de Operator se elimină imediat, cu fișierele și jurnalul lui de activitate; rămân doar consemnarea ștergerii și a deschiderilor făcute de personalul Împuternicitului, fără date ale clienților finali.

Întrebările și răspunsurile asistentului de utilizare, împreună cu ciorna netrimisă, se păstrează 30 de zile, apoi se șterg automat. Se șterg și odată cu dosarul, firma sau contul de care țin și nu intră în exportul contului.

Arhivarea unui dosar în aplicație nu este ștergere. La cerere, Împuternicitul confirmă în scris ce date a eliminat, din ce sisteme și ce excepții rămân.

7. Audit și răspundere

Împuternicitul pune la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestui acord și permite verificări rezonabile, planificate de comun acord, precum și verificări justificate de un incident sau de cererea autorității. Verificările nu pot da acces la datele altor clienți.

Drepturile persoanelor vizate și obligațiile legale ale părților nu pot fi restrânse prin clauze comerciale. Pentru prelucrarea datelor, acest acord prevalează asupra termenilor serviciului.

Anexa A. Măsuri tehnice și organizatorice

Anexa B. Subîmputerniciți

Aplicația, baza de date și fișierele stau pe un server propriu al Împuternicitului, în România, într-o locație cu acces fizic limitat. Nu se folosește un furnizor de găzduire.