Document legal

Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 11 octombrie 2026

Cine suntem

RacordFlow este furnizat de SELERIUM LABS S.R.L., CUI 50477392, nr. Registrul Comerțului J2024018255003. Contact: [email protected], telefon 0741940313.

Cererile privind datele personale se trimit la [email protected], fără să fie nevoie de un cont în aplicație. De ele se ocupă Benchia Bianca-Georgiana, desemnată intern; nu avem un responsabil cu protecția datelor (DPO) desemnat formal.

În ce calitate prelucrăm datele

Pentru contul RacordFlow, facturare, securitate și cererile primite, SELERIUM LABS stabilește scopurile prelucrării, deci este operator. Datele provin de la dumneavoastră, de la administratorul firmei care vă invită sau din folosirea serviciului.

Pentru dosarele de racordare, operatorul este firma instalatoare, iar SELERIUM LABS prelucrează datele în numele ei, potrivit acordului de prelucrare (DPA) încheiat cu aceasta. Aici intră datele clienților finali, ale reprezentanților lor și ale inginerilor, folosite în documente. Pentru aceste date, vă puteți adresa firmei instalatoare; vă ajutăm să o identificați.

Ce date, în ce scop, pe ce temei

• Contul și comunicarea cu firmele cliente: nume, email, telefon, rol, firmă, parolă (păstrată doar ca hash), autentificări; executarea contractului cu firma și interesul legitim de a administra accesul reprezentanților ei
• Facturare: date de identificare fiscală, adresă, operațiuni și referințe de plată; obligații legale contabile și fiscale; executarea contractului
• Securitate și dovezi: IP, momente, acțiuni, versiunile documentelor acceptate, declarații; interesul legitim de a proteja serviciul și de a ne apăra drepturile
• Cererile privind datele personale: datele de contact, cererea, corespondența și rezultatul; obligațiile legale privind drepturile persoanelor
• Asistentul de utilizare: întrebarea scrisă, răspunsul, ciorna netrimisă, numărul de mesaje pe zi; executarea contractului cu firma; datele clienților scrise într-o întrebare se prelucrează pentru firma instalatoare, potrivit DPA
• Dosarele firmelor instalatoare: identitate, CNP și date ale actului de identitate când documentele le cer, adrese, contact, cod POD, IBAN, acte, date tehnice, autorizări, semnături; instrucțiunile firmei instalatoare, care stabilește temeiul (DPA)
• Marketing pe site, doar cu acord: preferințe și evenimente de navigare pe racordflow.ro; consimțământul, care se poate retrage oricând

Refuzul cookie-urilor de marketing nu afectează folosirea aplicației.

Documente, semnare și citire automată

Semnătura inginerului și ștampila firmei se aplică pe documentele generate. Clientul final primește un link individual prin care citește și semnează documentele, fără cont; linkul nu trebuie redirecționat altor persoane. Linkul expiră după 14 zile dacă documentele nu sunt semnate; după semnare, documentele se mai pot descărca prin el încă 14 zile, apoi linkul se închide. Adresa linkului nu se păstrează în jurnalele serverului. Aplicația păstrează versiunile documentelor, momentele semnării și datele tehnice necesare dovezii. Imaginea semnăturii nu este o semnătură electronică calificată și nu se folosește pentru identificare biometrică.

Actele încărcate pentru citire automată (carte de identitate, certificat de înregistrare, factură) se transmit către Google Cloud EMEA Limited (Gemini pe Vertex AI), cu prelucrare în Uniunea Europeană. Google nu folosește aceste date pentru antrenarea modelelor; o cerere semnalată automat de filtrele de abuz poate fi păstrată până la 90 de zile, în UE. Rezultatele sunt propuneri pe care utilizatorul le verifică; nu se iau decizii automate cu privire la persoane.

Asistentul de utilizare

Aplicația are un asistent de utilizare, un sistem de inteligență artificială care răspunde la întrebări despre folosirea ei. Întrebarea se transmite către Google Cloud EMEA Limited (Gemini pe Vertex AI), cu prelucrare în Uniunea Europeană. Odată cu ea trimitem doar pagina sau secțiunea deschisă, starea pașilor, numărul problemelor dosarului pe secțiuni și texte fixe de ajutor. Nu trimitem automat nume, CNP-uri, adrese sau alte valori din dosare și nici textul întrebărilor anterioare.

Textul pe care îl scrieți în întrebare pleacă așa cum l-ați scris. Vă rugăm să nu scrieți în el date personale ale clienților; acestea se completează în formulare. Google nu folosește aceste date pentru antrenarea modelelor; o cerere semnalată automat de filtrele de abuz poate fi păstrată până la 90 de zile, în UE.

Pentru fiecare întrebare scrisă, asistentul alege și o temă dintr-o listă fixă (de exemplu „semnarea de către client” sau „schema monofilară”). Lângă temă păstrăm firma, dosarul (la întrebările puse dintr-un dosar) și momentul, fără textul întrebării și fără utilizatorul care a întrebat, ca să vedem statistic unde au nevoie firmele de ajutor și să le putem contacta pentru sprijin.

Întrebările, răspunsurile și ciorna netrimisă se păstrează pe serverul nostru 30 de zile, vizibile în aplicație doar utilizatorului care le-a scris. Răspunsurile sunt explicații despre aplicație: nu verifică dosarul și nu stabilesc valori tehnice.

Cine primește datele

Au acces persoanele autorizate ale firmei instalatoare și personalul nostru, potrivit atribuțiilor. Personalul nostru deschide fișierele unei firme doar pentru suport, iar fiecare deschidere se consemnează: cine, când și în ce scop. Documentele dosarului ajung la operatorul de distribuție prin depunerea făcută de firma instalatoare.

• Cloudflare: transportă traficul dintre browser și aplicație; conexiunea HTTPS se termină la Cloudflare. Turnstile protejează înscrierea și cererea de resetare a parolei împotriva roboților, folosind semnale tehnice din browser, tokenul verificării și IP-ul; nu îi trimitem câmpurile formularului pentru verificare. Rețea globală, cu clauze contractuale standard.
• Google Cloud EMEA Limited (Vertex AI): citește automat actele încărcate și răspunde la întrebările puse asistentului de utilizare; Uniunea Europeană
• Resend: trimite emailurile aplicației; Uniunea Europeană (Irlanda); furnizor din SUA, cu clauze contractuale standard
• Stripe Payments Europe, Limited: procesează plățile cu cardul și abonamentele; Uniunea Europeană (Irlanda); transferuri către Stripe, Inc. (SUA) cu clauze contractuale standard
• firma de contabilitate a SELERIUM LABS: ține evidența contabilă; România

Aplicația, baza de date și fișierele stau pe serverul nostru, în România; nu folosim un furnizor de găzduire. Cu fiecare furnizor se aplică acordul lui de prelucrare a datelor. Când datele pot ajunge în afara Spațiului Economic European, transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene.

Nu vindem date personale.

Cât păstrăm datele

• Datele contului și ale dosarelor: cât timp există contul; după închidere, 30 de zile pentru descărcare, apoi eliminare în cel mult 30 de zile; un dosar șters de firmă se elimină imediat, cu fișierele lui
• Actele încărcate și datele citite automat din ele: până la finalizarea dosarului, confirmată de firmă; un act scos din dosar, 30 de zile; o citire automată nereușită, înlocuită de una nouă, 7 zile
• Fișierele încărcate și nefolosite în niciun dosar: 7 zile
• Întrebările și răspunsurile asistentului de utilizare: 30 de zile; se șterg și odată cu dosarul sau contul
• Dovada acceptării contractului: 3 ani de la încetarea contractului
• Cererile privind datele personale: 3 ani de la închiderea cererii
• Jurnalele de acces ale serverului (adresa IP, pagina cerută, browserul): 90 de zile
• Adresa IP și numele persoanelor din jurnalul de activitate al contului: 90 de zile; faptul consemnat rămâne cât există contul
• Erorile aplicației: 30 de zile
• Copiile de siguranță: cel mult 90 de zile de la creare
• Datele de facturare: cât cer obligațiile legale contabile și fiscale

Termenele fixe (erorile, fișierele nefolosite, actele scoase din dosar, citirile nereușite, jurnalele) se aplică automat, zilnic. Arhivarea unui dosar în aplicație nu înseamnă ștergerea lui.

Cum protejăm datele

Parolele se păstrează doar ca hash, accesul se face pe roluri, iar datele fiecărei firme sunt separate de ale celorlalte. Fișierele se descarcă doar prin aplicație, după autentificare. Conexiunile sunt criptate (HTTPS), discul serverului este criptat, iar accesul de administrator îl are o singură persoană.

Drepturile dumneavoastră

Puteți cere accesul la date, rectificarea, ștergerea sau restricționarea lor, portabilitatea lor și vă puteți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim, în condițiile legii. Consimțământul se poate retrage oricând, pentru viitor.

Scrieți la [email protected]. Verificăm identitatea proporțional cu cererea, fără să cerem automat copia actului de identitate. Răspundem în cel mult o lună de la primire; dacă e nevoie de o prelungire, de cel mult două luni, vă anunțăm motivul în prima lună. Pentru datele din dosare, sprijinim firma instalatoare să vă răspundă. Puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, www.dataprotection.ro) sau vă puteți adresa instanței.

Cookie-uri

Aplicația folosește doar cookie-urile necesare autentificării și protecției cererilor. Site-ul racordflow.ro folosește Meta Pixel numai după acordul dat în banda de cookie-uri; fără acord, pixelul nu se încarcă. Detaliile sunt în politica de cookie-uri a site-ului.

Modificări

Modificările acestei informări se publică în aplicație și pe site. Pentru scopuri noi de prelucrare vă informăm înainte ca acestea să înceapă.